< voltar para o Blog

Paralegal: entenda por que a área é fundamental para as empresas

A assessoria de paralegal na contabilidade envolve todos os trâmites regulatórios de uma empresa, desde a sua abertura até o encerramento das atividades.

Os serviços do setor paralegal são fundamentais para o funcionamento regular das empresas porque impactam diretamente nas atividades econômicas.

Caso haja algum problema cadastral, irregularidades fiscais ou necessidade de atualização do contrato social, as operações da empresa podem ser paralisadas até a regularização das pendências.

Portanto, é imprescindível que as empresas, e principalmente, os empresários, contem com uma equipe especializada que realize o serviço da área de paralegal.

Afinal, um empreendedor investindo tempo para realizar tarefas operacionais, e extremamente burocráticas, não é o melhor caminho para a expansão dos negócios.

Pensando nisso, preparamos um conteúdo para explicar o que é o paralegal, quais trabalhos a área desenvolve e o porquê a área é fundamental para qualquer empresa.

 

O que é a área de paralegal?

O paralegal acompanha toda a trajetória de uma empresa.

  • Abertura de CNPJ;
  • Alterações contratuais;
  • Emissão de Certidões Negativas de Débitos (CND);
  • Acompanhamento e renovação de licenças (alvará, certificado dos bombeiros e licença sanitária);
  • Extinção de empresas.

Estas são algumas tarefas desenvolvidas pela área, por isso que é possível afirmar que o paralegal acompanha toda a vida útil de uma empresa.

Desde a abertura, obtenção das licenças iniciais, expansão da empresa com abertura de filiais, ingresso de novos sócios, aumento de capital social e até a sua extinção e regularização de baixa.

Além disso, o setor acompanha a situação fiscal das empresas, controla os prazos de vencimento das licenças operacionais, monitora a situação legal dos negócios e ainda desenvolve relatórios de pendências através das Certidões Negativas de Débito.

 

Entenda a importância dos serviços que o Paralegal realiza 

Todo e qualquer negócio está envolto de tarefas burocráticas. Entretanto, devido ao cunho pejorativo que a palavra tem, muitos se esquecem do quão importante muitas destas tarefas são.

Qualquer empresa precisa pensar na potencialização dos resultados e perpetuação dos negócios. Entretanto, para que isso seja possível existem muitas áreas e tarefas que tornam a fundação autossustentável.

É por isso que os empresários precisam se cercar de profissionais qualificados que assumam estas responsabilidades enquanto eles mantêm o foco no core business do negócio.

Pensando nisso e nos serviços realizados pelo setor paralegal, entender o que envolve cada tarefa da área é importante para compreender por que elas são imprescindíveis para as empresas.

 

Abertura de empresas e filiais

Para os empresários que desejam abrir e expandir o seu negócio mediante filiais, o paralegal realiza a abertura do CNPJ e o regulariza para início das atividades.

Para estabelecer o negócio, existe uma série de documentos essenciais, como: 

  • Contrato social, que define a estrutura da empresa;
  • Registro na junta comercial;
  • CNPJ (Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica);
  • Inscrição estadual, necessária para operações comerciais e de transportes;
  • Inscrição municipal para tributação local;
  • Alvará de funcionamento da prefeitura local;
  • Certificado do corpo de bombeiros (variando de acordo com o estabelecimento); e
  • Licença Sanitária (de acordo com a atividade desempenhada).

No caso de filiais, além dos documentos já citados, é necessária a comunicação formal de abertura da filial, documentos da matriz, alvará específico para a nova localidade, registro na junta comercial local, licenças e autorizações específicas para o ramo de atividade da filial.

Por isso, é tão importante contar com especialistas no assunto. Por estarem familiarizados com todos os processos que envolvem a abertura e expansão de empresas, eles proporcionarão mais agilidade e cumprimento de todas as exigências legais e regulatórias.

 

Alterações contratuais

Negócios estão em constante desenvolvimento. Além de proporcionar crescimento, a evolução também gera rupturas. O setor paralegal realiza alterações contratuais para suprir qualquer necessidade das empresas.

Para realizar alterações no contrato social da empresa, é necessário preparar o documento que descreva as mudanças propostas. Isso envolve alterações no quadro de sócios, capital social, endereço, entre outros.

Esse documento precisa ser registrado na junta comercial ou órgão equivalente. Para que as mudanças passem a valer, é preciso atualizar os registros na Receita Federal e demais órgãos competentes.

 

Obtenção de licenças de funcionamento

Outra contribuição do setor paralegal é com a regularização das licenças de funcionamento das empresas.

Para o cumprimento da legislação vigente, conforme a necessidade de cada negócio, o paralegal realiza a análise da legislação de cada órgão e solicita a documentação necessária para a obtenção das licenças, conforme atividade econômica da empresa.

Cada tipo de licença requer o cumprimento de requisitos e procedimentos específicos, incluindo inspeções e aprovações por parte dos órgãos competentes.

 

Emissão de CND

Os especialistas do setor fazem o monitoramento mensal da situação legal dos clientes através das Certidões Negativas de Débitos.

Elas são emitidas pelos órgãos governamentais e comprovam a inexistência de pendências financeiras, fiscais, tributárias e trabalhistas da empresa.

Para obtê-las, é necessário solicitar a emissão junto à Receita Federal, Secretaria da Fazenda Estadual, prefeitura municipal e demais órgãos envolvidos.

 

Habilitação do Siscomex

Para os clientes que desejam trabalhar com o comércio exterior, o setor paralegal oferece o serviço de habilitação do Siscomex.

O processo envolve o preenchimento de formulários específicos, comprovação de regularidade fiscal e habilitação junto à Receita Federal.

Com tudo isso em mãos, e declarado, as operações estarão em dia e a empresa poderá passar a operar internacionalmente.

 

TRTA (Termo de Responsabilidade para Transporte Aduaneiro)

É um regime especial que possibilita o transporte de mercadorias entre diferentes pontos do território nacional.

Regulamentado pela Receita Federal, o TRTA agiliza as operações de importação e exportação ao permitir o deslocamento das mercadorias de modo ágil e seguro.

Isso reduz os custos logísticos e promove a integração entre os diversos pontos do país. Importante ressaltar que, para regularizar o TRTA é necessário que a empresa esteja habilitada no Siscomex.

Conteúdos que podem te interessar:

>> Estratégias tributárias para maximizar a eficiência de empresas do TRC <<

>> Lei 13.103/2015: pontos que sua transportadora precisa se atentar para evitar passivos trabalhistas <<

>> Imunidade de PIS e Cofins: nova estratégia para transportadoras que fazem frete com destino ao porto <<

 

Inscrição Estadual Substituto Tributário

É um registro para empresas que realizam operações de venda de mercadorias sujeitas ao regime de Substituição Tributária (ST) em âmbito estadual.

Importante ressaltar que a obtenção da Inscrição Estadual ST está sujeita ao cumprimento de requisitos específicos estabelecidos pela legislação estadual, podendo variar de acordo com cada estado.

Além disso, empresas que atuam em mais de um estado devem solicitar a Inscrição Estadual ST em cada unidade federativa onde realizam operações sujeitas à Substituição Tributária.

Este processo é realizado pelos especialistas do paralegal.

 

Fechamento de empresas

Assim como realiza a abertura de CNPJ’s, o setor de paralegal, caso necessário, também fica responsável por toda a documentação que envolve o fechamento de uma empresa.

O processo envolve a elaboração de documentos que formalizam a decisão, como o distrato social, além da baixa nos registros da junta comercial e nos órgãos necessários.

Depois que todas as obrigações fiscais, trabalhistas e financeiras estiverem quitadas, será realizada a solicitação da baixa definitiva da empresa para que então o processo seja encerrado.

 

Quais os benefícios em terceirizar os serviços do Paralegal?

Ser empresário no Brasil é uma tarefa árdua porque o país é repleto de legislações regulatórias.

Elas variam de acordo com localidade e ramo de atuação de cada empresa, além das constantes atualizações pelas quais são submetidas.

Isso obriga um investimento de tempo muito grande por parte dos negócios.

Por isso é indispensável a contratação de uma equipe paralegal capacitada, que visa desburocratizar e facilitar a vida dos empreendedores.

Entretanto, internalizar a área é caro e extremamente complexo. Um dos principais motivos é a dificuldade em encontrar profissionais capacitados para tais tarefas.

Pensando nisso, terceirizar os serviços oferece algumas vantagens, como:

 

Redução de custos

Ao terceirizar o setor paralegal, o empresário receberá mensalmente o acompanhamento da situação fiscal da sua empresa. Caso existam irregularidades, a validação é feita em tempo hábil para correções.

Isso economiza tempo e dinheiro já que a empresa consegue se organizar financeiramente para o pagamento de tributos. Isso evita multas, taxas adicionais, entre outros gastos.

 

Eficiência operacional

Além de reduzir o tempo de verificação do pagamento dos tributos, terceirizar o paralegal aumenta a eficiência operacional das empresas.

Assim, é possível investir tempo em questões diretamente ligadas ao core business do negócio.

Desta maneira, os colaboradores não precisam focar em duas coisas ao mesmo tempo, o que aumenta consideravelmente a produtividade deles.

 

Melhoria da conformidade legal

Terceirizar o paralegal permite que as empresas tenham acesso a especialistas com experiência nas tarefas desenvolvidas pelo setor.

Além disso, a terceirização proporciona atualização constante de dados, análise imparcial do negócio e redução de riscos. Isso gera uma camada de proteção adicional às empresas.

Assim, é possível atingir maior eficiência, reduzir os custos operacionais e alcançar maior flexibilidade e escalabilidade, liberando as equipes internas para focarem em suas funções principais.

 

Agilidade em transações comerciais

Como já foi dito, ao terceirizar a área de paralegal, os colaboradores conseguem focar em suas atividades primárias.

Com o suporte de outra empresa, que possui especialistas na área, a preparação e revisão de contratos sociais é muito mais ágil.

Isso gera rapidez, eficiência, maior profissionalidade e permite que as empresas aproveitem oportunidades únicas de negócio.

 

Suporte estratégico

O setor paralegal oferece um serviço consultivo, analisando todos os pontos de impacto e oferecendo soluções assertivas e estratégicas conforme a necessidade de cada cliente.

Os especialistas do setor vão muito além de suas funções operacionais, eles fornecem suporte estratégico e contribuem com percepções para o desenvolvimento de estratégias e tomada de decisões assertivas.

 

A Funcional pode potencializar seus resultados

O paralegal realiza o processo de acompanhamento da situação fiscal das empresas. O setor é responsável por:

  • Controlar prazos de vencimento de licenças operacionais;
  • Monitorar, mensalmente, a situação legal dos clientes;
  • Realizar a emissão das Certidões Negativas de Débitos; e
  • Evitar problemas fiscais pela falta de controle da situação legal.

Além disso, a área também é responsável por reduzir o percentual de juros e multas tributárias correspondentes a falhas de pagamento de impostos.

O paralegal é uma das três verticais do Outsourcing da Funcional – responsável pela terceirização de processos. Enquanto nossos clientes focam no core business, nós desburocratizamos os tramites societários.

Por isso, se a sua empresa estiver precisando de um parceiro estratégico para transformar, potencializar e perpetuar resultados, entre em contato com a nossa equipe agora mesmo.  Basta clicar aqui.

Escrito por Gisele de Almeida Dias, Jessyca Sangali dos Santos e Mayara Klicia Santos Lima