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Como os serviços de outsourcing podem potencializar os resultados da sua empresa ainda em 2024?

O outsourcing, ou terceirização de processos, continua a ser uma ferramenta de gestão empresarial significativa em 2024, especialmente na área trabalhista e previdenciária.

Cada vez mais as empresas buscam parceiros externos especializados em determinadas atividades. Assim, elas podem otimizar e focar em seus processos internos, melhorando a performance e reduzindo custos e encargos desnecessários.

Com a evolução das metodologias e difusão da terceirização de processos, os negócios têm procurado cada vez mais consultorias especializadas que assumam operações técnicas, cumprimento de obrigações ao fisco, enquadramentos tributários e ainda realizem orientações legais especializadas.

Dessa maneira, ao repassar trabalhos burocráticos e que não envolvem a atividade-fim da empresa, gestores de RH podem atuar estrategicamente junto aos colaboradores com o propósito de torná-los mais comprometidos e engajados.

É certo que o sucesso das empresas está diretamente ligado às suas equipes. Sendo assim, os colaboradores precisam estar bem alinhados com a missão e cultura da empresa.

Isso mostra duas constantes para o outsourcing em 2024: o crescimento do setor e a procura das empresas por eficiência operacional e estratégica.

De acordo com estudos, a área deve crescer a um CAGR (Taxa de Crescimento Anual Composta) de até 7,7% até 2027. Os principais setores que irão impactar esta métrica são: tecnologia e produto.

Pensando nisso, nossa equipe produziu este conteúdo para mostrar o atual cenário do outsourcing, tendências para o ano de 2024, quais mudanças podemos esperar para os próximos anos e como a área pode impactar positivamente nos negócios da sua empresa.

Importância da otimização de processos para o sucesso empresarial

A otimização de processos é fundamental porque permite que as organizações operem de maneira mais eficaz.

Ao analisar e melhorar continuamente os processos, é possível reduzir custos, aumentar a produtividade e melhorar a qualidade dos produtos e/ou serviços.

A otimização também contribui para uma melhor experiência do cliente, resultando na satisfação e fidelidade dele com as empresas.

Além disso, processos bem otimizados são essenciais para a adaptabilidade e a capacidade de uma empresa em responder rapidamente a mudanças no mercado.

Padronização e mapeamento de processos refletem em:

  • Ganho de performance da equipe;
  • Menor chance de erros;
  • Prevenção de prejuízos financeiros com recálculos e multas.

É importante procurar o auxílio de consultorias especializadas em terceirização de processos. Isso porque é mais vantajoso para as empresas pensarem em estratégias para o crescimento ao invés de se preocupar com processos. É possível concluir então que é cada vez mais difícil, e custoso, manter equipes internas que realizem estas tarefas.

 

Outsourcing: quais as principais mudanças na área trabalhista e previdenciária para 2024?

Em 2024, a área trabalhista e previdenciária está passando por diversas mudanças significativas, impulsionadas principalmente pela tecnologia e pela legislação.

Um dos exemplos mais notáveis é a implementação do FGTS digital. A nova ferramenta modernizou o processo de recolhimento e gestão do fundo de garantia pelas empresas. Além disso, proporcionou maior transparência e agilidade.

Agora, os processos e acordos trabalhistas devem ser informados ao eSocial, através de eventos específicos. Importante atentar-se ao prazo de envio e a correta apuração dos impostos que decorrem destas demandas.

Outra alteração recente foi a introdução do relatório de igualdade salarial. As empresas com 100 ou mais empregados agora são obrigadas a prestar contas ao fisco, que irá realizar análises periódicas dos salários e ocupações dos colaboradores.

Dessa forma, será possível fiscalizar discrepâncias que indiquem discriminação por gênero, raça ou qualquer outro fator não relacionado ao desempenho profissional.

Também é preciso destacar o fortalecimento das entidades sindicais. Desta forma ocorrerá aquilo que tem sido visto no judiciário, a confirmação do que foi negociado em convenções e acordos coletivos, prevalecendo, em muitos casos, sobre a legislação. Outra tendência que tem sido observada é a retomada de algumas cobranças e taxas sindicais.

Com esta e outras mudanças que estão por vir, com certeza é aguardado um cenário de maior poder fiscalizatório do fisco, visando principalmente uma maior arrecadação.

Por fim, mas não menos importante, o DET (Domicílio Eletrônico Trabalhista) foi estabelecido como um canal eletrônico oficial para comunicação entre o Ministério do Trabalho e empregadores.

Assim, fica garantido um diálogo mais rápido e seguro entre as partes. No DET, serão centralizadas todos os atos administrativos, ações fiscais, intimações e avisos em geral.

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BPO de folha de pagamento e regularização de obras: tendências para sua empresa ficar atenta

A cada ano, o outsourcing tem se mostrado cada vez mais importante para as empresas. Uma pesquisa da ISG Provider Lens, empresa líder mundial em pesquisas tecnológicas, mostra que, no ranking da Forbes com as duas mil maiores empresas do mundo, 92% delas utilizam soluções externas de TI e 59% usam algum serviço de BPO.

O objetivo aqui é que os negócios sejam capazes de focar em suas atividades-fim, enquanto deixam tarefas operacionais na mão de especialistas.

Para o ano de 2024, é possível listar duas tendências que as empresas precisam  ficar atentas: o BPO (Business Process Outsourcing) de folha de pagamento e a regularização de obras.

Confira sobre o que se trata cada uma delas:

 

Por que cada vez mais as empresas têm terceirizado a folha de pagamento?

A terceirização da folha de pagamento é uma prática cada vez mais comum entre empresas que buscam otimizar operações. Ao delegar essa função, as organizações podem concentrar-se nas atividades primordiais do seu negócio.

Enquanto isso, especialistas em folha de pagamento garantem que todos os aspectos legais e regulatórios sejam cumpridos. Isso inclui o cálculo preciso de salários e contribuições previdenciárias, bem como o acompanhamento de convenções coletivas, gestão de férias e outros processos operacionais voltados a admissão, folha de pagamento, férias e rescisões de contrato.

Além disso, o BPO de folha de pagamento oferece insights valiosos sobre a estrutura de custos da empresa, além de ajudar na tomada de decisões estratégicas relacionadas à gestão de pessoal.

 

Vantagens do BPO de folha de pagamento

Uma das principais é a redução de custos operacionais. Ao transferir essa função para um provedor externo especializado, as empresas podem eliminar os custos associados à manutenção de uma equipe interna, bem como os custos de treinamento, equipamentos e software.

Além disso, ao liberar recursos anteriormente dedicados à folha de pagamento, as empresas podem concentrar-se no core business, ou seja, nas atividades essenciais que impulsionam o crescimento e a inovação.

Isso permite uma alocação mais eficiente de tempo, energia e recursos financeiros, aumentando a competitividade da empresa no mercado.

Outra vantagem é o acesso a expertise especializada. As consultorias especializadas em BPO de folha de pagamento possuem conhecimentos atualizados sobre legislação trabalhista, normas fiscais e melhores práticas do setor.

Isso garante que as operações estejam sempre em conformidade com as regulamentações e que os cálculos sejam precisos.

Por fim, a terceirização do BPO de folha de pagamento contribui para uma maior precisão nas operações financeiras da empresa.

Com sistemas avançados de automação e tecnologia, os especialistas de BPO reduzem o risco de erros humanos e garantem o cumprimento das leis. Isso proporciona tranquilidade e segurança jurídica às empresas.

 

Desafios enfrentados pelas empresas na gestão da folha de pagamento

Uma das principais dores de cabeça dos empresários brasileiros tem nome e sobrenome: gestão da folha de pagamento. Isso porque os desafios enfrentados na área são incontáveis.

Começamos pela complexidade das regulamentações trabalhistas e previdenciárias. As mudanças constantes nas legislações tornam o trabalho extremamente custoso, especialmente para empresas com operações em várias jurisdições.

Outra dificuldade enfrentada é o cálculo dos salários e benefícios dos colaboradores. Horas trabalhadas, remunerações diversas, descontos, impostos e contribuições são apenas algumas das variáveis envolvidas.

Também podemos falar sobre a dificuldade em centralizar as fontes de dados. As informações podem estar dispersas em diferentes sistemas e departamentos da empresa, o que dificulta a precisão das informações e atualização dos dados.

Quem faz o processamento da folha de pagamento e cumpre com as obrigações legais sabe que a batalha contra os prazos é árdua. O não cumprimento dessas tarefas pode resultar em penalidades financeiras e legais para a empresa, além de causar insatisfação entre os colaboradores.

Segurança e confidencialidade dos dados são outro desafio. A folha de pagamento contém informações sensíveis e qualquer violação pode resultar em sérias consequências, incluindo danos à reputação e possíveis ações legais.

Por fim, atender às demandas e expectativas dos colaboradores é um desafio constante das empresas. Qualquer erro ou atraso pode resultar em desmotivação, afetando negativamente o clima organizacional e a produtividade.

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Regularização de obras: um serviço pouco visado, mas cada vez mais importante

Outra tendência para este ano no setor de outsourcing é a regularização de obras. Processo essencial na construção civil, a tarefa visa legalizar edificações, atestando que elas atendem as normas de segurança para utilização.

Obras de construção civil passam por uma série de procedimentos para que possam ser averbadas (inseridas) na matrícula de registro do imóvel.

Dentre os procedimentos está a necessidade de cadastrar a obra junto à Receita Federal, pagar as contribuições sociais relativas aos trabalhadores que executaram a obra e, ao final, regularizar e emitir certidão negativa de débitos da obra. Só assim o imóvel pode ser averbado no registro de imóveis.

Toda obra precisa passar pelo processo de aferição, que inclui o cálculo das contribuições sociais devidas, principalmente relacionadas ao uso de mão de obra, para ser regularizada. O Serviço Eletrônico para Aferição de Obras (Sero) é a plataforma utilizada para esse fim.

Embora os números de obras em andamento e não regularizadas não estejam disponíveis, a regularização é uma necessidade que o mercado ainda não identificou.

Em julho de 2023, a Receita Federal notificou 8.842 contribuintes, entre pessoas físicas e jurídicas, sobre a necessidade de regularizar suas obras.

Além disso, em setembro do ano passado, um sexto lote de notificações foi enviado para quase 25 mil contribuintes – os números abrangem PFs e PJs.

Nos lotes emitidos em 2023, a média de contribuintes que receberam o aviso e efetuaram a regularização com pagamento/parcelamento dos tributos manteve-se em torno de 30%.

A importância do serviço reside na legalidade e segurança que ele proporciona, não apenas para os proprietários e construtores, mas também para os futuros ocupantes das edificações. Além disso, obras regularizadas evitam problemas legais e multas relacionadas à fiscalização.

Por fim, é importante ressaltar que desde o início da obra existem trâmites legais a serem cumpridos. Quando o proprietário da obra se preocupa em atender as exigências legais durante todo o processo de regularização, ele consegue economizar uma boa quantia.

 

Importância da regularização para a conformidade legal e proteção do negócio

A regularização de obra é um processo crítico para garantir a conformidade legal e proteção dos envolvidos no negócio.

Este processo envolve a obtenção de licenças e aprovações antes do início da construção, bem como durante e após a conclusão da obra.

A falta de regularização pode resultar em multas pesadas. O serviço também serve para garantir que o edifício estará seguro para ocupação e uso, minimizando riscos legais e financeiros para os proprietários.

 

Vantagens da terceirização da regularização de obras

As vantagens da terceirização da regularização de obras incluem otimização de processos, redução de custos operacionais e garantia de conformidade com as normas vigentes.

Empresas especializadas nesse serviço possuem conhecimento técnico atualizado e experiência para lidar com a burocracia do processo. Isso acelera o tempo de regularização.

A terceirização deste serviço permite que a empresa contratante foque em suas atividades principais, sem desviar recursos humanos e financeiros.

Outras vantagens que podem ser destacadas são:

  • Conformidade legal: mudanças constantes na legislação fazem com que profissionais de RH/DP consumam grande parte do seu tempo em treinamentos e especializações. Quando isto não acontece, a empresa é surpreendida com passivos trabalhistas.
  • Economia de tempo e recursos: consultorias especializadas em regularização de obras possuem tarefas operacionais mapeadas e padronizadas e proporcionam agilidade e otimização das tarefas.
  • Redução de riscos: empresas com mão de obra especializada priorizam o cumprimento das obrigações em conformidade com a lei, evitando possíveis passivos trabalhistas e previdenciários.

 

Desafios enfrentados pelas empresas na regularização de obras

A regularização de obras é uma área que apresenta uma série de desafios, envolvendo questões legais, técnicas e burocráticas. Uma das principais dificuldades é lidar com a complexidade das regulamentações e normas técnicas, que podem variar de acordo com local, tipo de obra e finalidade.

Além disso, o processo de obtenção de licenças, alvarás e autorizações necessários para iniciar e concluir uma obra pode ser bastante demorado e burocrático. Ele envolve múltiplos órgãos e instâncias governamentais resultando em atrasos no cronograma da obra e custos adicionais no valor do projeto.

Outro desafio é garantir a conformidade com as normas de segurança e meio ambiente. Elas estão cada vez mais rigorosas e exigentes. Isso requer a implementação de medidas práticas e eficazes que garantam a segurança dos trabalhadores e minimizem os impactos ambientais da obra.

A falta de documentação adequada e a ausência de registros precisos também dificultam o processo de regularização. Dessa maneira, é muito mais difícil comprovar a conformidade com as regulamentações e normas técnicas. Isso pode resultar em multas e penalidades para a empresa, além de atrasar o projeto.

Por fim, a complexidade dos processos de regularização de obras pode resultar em custos adicionais para as empresas, incluindo taxas, honorários profissionais e custos administrativos. Isso afeta a viabilidade econômica dos projetos e exige uma gestão financeira cuidadosa por parte das empresas.

 

Consequências de irregularidades na regularização de obras

As consequências podem variar de multas à demolição do imóvel.

Em muitos casos, a falta de regularização impede a venda ou o financiamento da propriedade. Os bancos e compradores exigem que a documentação esteja em conformidade com as leis vigentes.

Por isso, é fundamental garantir que todas as informações da construção estejam de acordo com a legislação. Assim, as empresas conseguem evitar qualquer tipo de problema.

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Potencialize os resultados da sua empresa com serviços de outsourcing

Os serviços de outsourcing desempenham um papel crucial para as empresas. A área oferece oportunidades para potencializar os resultados e perpetuar os negócios.

A terceirização de processos, especialmente na área trabalhista e previdenciária, permite que as empresas se concentrem em suas atividades-fim, enquanto especialistas cuidam de operações técnicas e cumprimento de obrigações legais.

A otimização de processos é essencial porque permite redução nos custos operacionais, aumento da produtividade e melhoria da qualidade dos produtos e serviços.

Além disso, processos bem otimizados contribuem para uma melhor experiência do cliente e para a adaptabilidade da empresa às mudanças do mercado.

No contexto específico da terceirização de folha de pagamento e regularização de obras, as vantagens são incontáveis.

Acesso a expertise, garantia de conformidade com as regulamentações e equipe interna focada na expansão do negócio.

A terceirização da folha de pagamento e da regularização de obras é uma oportunidade para as empresas maximizarem eficiência operacional e estratégica, liberando recursos para investir em áreas-chave de crescimento.

Portanto, é crucial que as empresas estejam atentas às tendências e mudanças dos setores, buscando parcerias com consultorias especializadas e aproveitando ao máximo os benefícios oferecidos pelo outsourcing.

Escrito por Jenifer Perim, Renata Aparecida Silva Borges de Lima e Rogério Garcia Vieira