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9 motivos para terceirizar a folha de pagamento da sua empresa

 Também conhecido como BPO – Business Process Outsourcing, a terceirização da folha de pagamento é uma tendência mundial. Grandes corporações terceirizam esse processo com especialistas no assunto para direcionar todo seu time de sustentação e serviços para o core business, onde o RH faz parte ativa deste engajamento.

Este assunto coincide com uma frase de Steve Jobs que eu gosto: "Concentre-se naquilo que você é bom, delegue todo o resto."

Em um mundo cada vez mais competitivo, as empresas devem direcionar seus esforços para o objetivo para o qual foram criadas: seu negócio fim. E a área de recursos humanos deve caminhar junto nesse objetivo, de forma estratégica, dando suporte aos gestores e líderes para mobilização dos times em prol da missão da empresa.

Confira abaixo 9 motivos para você terceirizar a folha de pagamento da sua empresa:

1 – Legislação extensa e complexa

É penoso para um profissional de administração de pessoal, além de todas as atividades periódicas e pontuais que já são de sua responsabilidade, ler, interpretar, e acompanhar todas as alterações na legislação trabalhista e previdenciária. No quadro abaixo citamos algumas leis e livros que norteiam os principais procedimentos de administração de pessoal e folha de pagamento:

Documento

Quantidade de páginas

Decreto-Lei 5.452/1943 - CLT

178

Lei 8.212/1991 – Custeio da Previdência Social

58

Lei 8.213/1991 – Benefícios Previdenciários

53

Decreto 3.048/99 – Regulamento da Previdência Social

291

IN RFB 971/2009 – Normas de Tributação Previdenciária

202

Manuais RAIS / DIRF / CAGED / GRRF / SEFIP / Conectividade

607

Livro Cálculos Trabalhistas – Gilson Gonçalves

110

Livro Prática Departamento Pessoal – Aristeu Santos

950

CLT comentada – Sergio Pinto Martins

1.300

Jurisprudência TST, Caderno de Súmulas, OJs, PN

567

TOTAL

4.316

 

Vale ressaltar que há, ainda, as centenas de acordos e convenções coletivas, leis ordinárias e complementares, bem como outras diversas instruções normativas da receita federal e ministério do trabalho.

Já com a chegada do eSocial, os empregadores ganharam mais um presente. Ou melhor, vários presentes, são eles:

Documento

Quantidade de páginas

Mensagens do sistema

59

Leiautes do eSocial v2.5 – Anexo I - Tabelas

138

Leiautes do eSocial v2.5 – Anexo II – Tabelas de Regras

09

Leiautes do eSocial v2.5

161

MOS Manual de Orientação eSocial V2.5

258

Manual GRFGTS Caixa

94

Manual DCTFweb

95

Manual eSocial Web

88

Perguntas Frequentes

36

TOTAL

938

 

Uma empresa especializada em folha de pagamento, administração de pessoal e eSocial tem como negócio fim entregar segurança e compliance sobre esses processos, logo investirá muito mais em capacitação, treinamento, além de toda a expertise adquirida, atendendo diversas empresas e segmentos.

2 – Atuação estratégica com foco no negócio

Com a folha de pagamento, processos de administração de pessoal e eSocial terceirizados, o time interno de RH fica livre para atuar com foco nas pessoas, sendo um parceiro estratégico do negócio. Entre as ações que tornam a empresa mais competitiva, melhorando seus resultados, estão: processo de recrutamento e de seleção mais assertivo para trazer as melhores pessoas para a organização, desenvolver projetos de melhoria contínua do clima organizacional, criar estratégias para treinamento e desenvolvimento de talentos, seja para especialização ou formação de líderes e dar atenção especial as políticas de remuneração e benefícios.

3 – Acesso a tecnologias modernas

Ao utilizar os serviços de outsourcing de folha de pagamento de uma empresa de BPO especializada, empresários, RH estratégico, gestores e colaboradores têm acesso a novas tecnologias de RH sem ter que pagar nada a mais por isso. Soluções como: Portal RH, Mobilidade, Recrutamento e Seleção integrado, sistema em nuvem on-line 24 horas por dia, Ponto eletrônico integrado e descentralizado, personalizações especiais, são algumas das tecnologias embarcadas nos serviços de BPO.

Essas, entre outras tecnologias, acarretam em uma série de vantagens à empresa, uma delas é ter maior velocidade e otimização nos processos e nas tomadas de decisões.

4 – Redução de custo fixo

 Com a terceirização da folha de pagamento, por não manter departamento interno, a empresa reduz custos, como:

  • Isenção de pagamento de INSS, 13º salário, horas extras;
  • Obrigações trabalhistas;
  • Encargos rescisórios;
  • Recrutamento, seleção, admissão e onboarding;
  • Investimento em sistemas de gestão de folha de pagamento e ponto e RH;
  • Cursos de aperfeiçoamento e capacitação na área trabalhista.

 

5 – Otimização de processos
  • Com diversas tecnologias embarcadas, é possível otimizar vários processos de gestão de recursos humanos na empresa, como:
  • Eliminar lançamentos manuais na folha de pagamento;
  • Extinguir a impressão, coleta de assinatura e arquivamento de recibos de salário;
  • Deixar de imprimir e colher assinatura em espelhos de cartão ponto;
  • Suprimir elaboração de documentos periódicos em editores de textos (contratos, acordos, declarações);
  • Reduzir a elaboração e manutenção de planilhas.

 

6 – Melhores práticas

Uma BPO atende diversas empresas de diversos segmentos, consegue viver diversos cenários e processos, sejam eles técnicos ou de negócios. Com isso o cliente ganha um parceiro estratégico de negócios, o qual está antenado nas melhores práticas de RH, realizando o acompanhamento de mercado, observando as tendências e inovações.

7 – Redução fraudes e passivos (multas, infrações e ações trabalhistas)

Outro ganho de peso é deixar de se preocupar com possíveis fraudes ou erros, os quais podem culminar em autuações trabalhistas ou previdenciárias, bem como condenações judiciais. Visto que é de responsabilidade exclusiva da BPO a execução e gerenciamento das informações trabalhistas, previdenciárias e fiscais enviadas ao fisco, bem como os cálculos e direitos trabalhistas dos empregados, a apuração dos tributos e a entrega das obrigações acessórias.

8 – Segurança

É de responsabilidade da empresa fornecedora dos serviços de folha de pagamento arcar com possíveis autuações e multas, sobre erros exclusivos da mesma. Ou seja, é mais um ponto positivo para a empresa que pensa em terceirizar.

9 – Falta de profissionais especializados

Principalmente com a exigência do eSocial, existe um GAP de profissionais especializados na área de administração de pessoal e folha de pagamento.

Tendo a folha terceirizada, faça chuva ou faça sol, a empresa realizará o pagamento dos salários no 5º dia útil independente do que acontecer, pois foi contratado um serviço profissional com uma empresa especializada (pessoa jurídica). Dessa forma, o empregador não precisa mais se preocupar com:

  • Turnover;
  • Absenteísmo;
  • Afastamentos;
  • Ausência de profissionais para contratação.

 

Agora que você já conhece os principais benefícios da terceirização da folha de pagamento, analise e veja se esses itens podem contribuir para otimizar processos na sua empresa, deixando-a mais competitiva e com melhores resultados.

 

Fábio Carvalho